Hoje, em torno de 95% das notas fiscais são eletrônicas, sendo o XML a versão eletrônica da nota. Quando recebemos uma nota por email, geralmente recebemos dois arquivos, o PDF e o XML. No formato PDF temos o DANFE, que nada mais é que um documento auxiliar. O Danfe não é a nota fiscal, não possui validade, ele é apenas utilizado para transportar uma mercadoria e para facilitar a interpretação das informações quais estão dentro do arquivo XML. A Nota Fiscal eletrônica é o XML, dentro desse arquivo contém todos as informações referentes a nota fiscal. Por isso, temos a obrigação de guardar esses arquivos por pelo menos 5 anos.
Existem dois grandes fatores quais tornam a importação do XML tão importante, a agilidade e a segurança nas informações. A maioria dos sistemas já oferecem a opção de importar o XML de compra, mas muitas empresas ainda não fazem. Alguns sistemas até organizam eles para você, separam seus XML por ano e mês e ainda fazem o backup dos seus arquivos, poupando você desse serviço um pouco chato de fazer mas que é obrigatório para todas as empresas.
A importação do XML traz muito ganho de tempo na hora de lançar suas notas de compras no seu sistema. Importando um XML você consegue dar entrada de uma nota de compra em até 30 segundos. Dentro do arquivo estão todas as informações da nota, o sistema lê essas informações e já lança automaticamente. É uma praticidade sem igual, pois o sistema já cadastra o fornecedor, produtos, custos, forma de pagamento, entre outras informações importantes.
O outro fator é a segurança, ao importar o XML você terá a garantia que está lançando dados corretos para o seu sistema. Fazendo entradas manuais você corre o risco de lançar valores errados como: custo da mercadoria, impostos, forma de pagamento, etc. Também existem informações no arquivo XML quais no Danfe não aparecem. Alguns impostos e alíquotas não aparecem no Danfe, estão apenas no XML, são informações importantes quais você só terá se importar o XML em seu sistema.
Com o cruzamento que a receita faz dos dados de cada empresa, é fundamental ter a informações corretas no seu sistema. Existem muitas informações dentro de um XML quais seu sistema só terá quando você importar os XMLs. Então, para evitar divergências com o fisco a importação do XML é a melhor opção.
